Từ ký hợp đồng đến vận hành, từng bước một
KeenERP được thiết lập theo đúng cách nhà máy bạn đang làm việc, nên triển khai chủ yếu là tìm hiểu quy trình và đưa dữ liệu của bạn vào hệ thống. Dưới đây là cách chúng tôi làm, và những gì chúng tôi cần từ bạn trong suốt quá trình.
Triển khai, đào tạo và vận hành chính thức
Khởi động dự án
- Chúng tôi làm
- Gặp đội ngũ của bạn, thống nhất phần nào vận hành trước, và mỗi bên cử một đầu mối liên hệ.
- Bạn cung cấp
- Một người phụ trách dự án, những người chủ chốt của từng bộ phận, cùng các chứng từ và bảng tính bạn đang dùng.
- Kết quả
- Phạm vi, đầu mối liên hệ và kế hoạch đã thống nhất.
Tìm hiểu quy trình của bạn
- Chúng tôi làm
- Đi qua cách một đơn hàng di chuyển hiện nay, từ báo giá đến container, ở văn phòng và dưới xưởng.
- Bạn cung cấp
- Thời gian làm việc với những người phụ trách từng bước, và các ví dụ về đơn hàng thật.
- Kết quả
- Quy trình của bạn được vẽ lại, gồm phần cần giữ và phần cần cải tiến.
Thu thập dữ liệu
- Chúng tôi làm
- Gửi danh sách kiểm tra và biểu mẫu, rồi kiểm tra file của bạn bằng công cụ đánh giá mức sẵn sàng khi nhập dữ liệu.
- Bạn cung cấp
- Các chứng từ và dữ liệu trong danh sách bên dưới.
- Kết quả
- Một danh sách rõ ràng: phần nào đã sẵn sàng và phần nào cần bổ sung.
Thiết lập KeenERP
- Chúng tôi làm
- Cấu hình các phân hệ, chứng từ, cách đánh số, phê duyệt và vai trò, rồi nhập vật tư, sản phẩm và BOM của bạn.
- Bạn cung cấp
- Trả lời các câu hỏi thiết lập và xem nhanh dữ liệu đã nhập.
- Kết quả
- KeenERP được thiết lập với dữ liệu và chứng từ của chính bạn.
Đào tạo đội ngũ
- Chúng tôi làm
- Đào tạo thực hành theo vai trò, bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, trên chính sản phẩm và đơn hàng của bạn.
- Bạn cung cấp
- Thời gian để từng nhóm thực hành, và một người dùng chủ chốt cho mỗi bộ phận.
- Kết quả
- Mọi nhóm đều làm được công việc hằng ngày trên KeenERP.
Chạy thử
- Chúng tôi làm
- Chạy các đơn hàng thật trên KeenERP song song với cách làm hiện tại của bạn, và sửa các chỗ còn thiếu ngay khi phát hiện.
- Bạn cung cấp
- Một vài đơn hàng thật để chạy trọn vẹn từ đầu đến cuối, và phản hồi từ từng nhóm.
- Kết quả
- Sự tin tưởng rằng KeenERP xử lý được công việc thực tế của bạn.
Vận hành chính thức
- Chúng tôi làm
- Nhập tồn kho đầu kỳ và các đơn hàng đang mở, chuyển sang hệ thống mới, và đồng hành sát sao cùng đội ngũ của bạn trong những tuần đầu.
- Bạn cung cấp
- Số liệu kiểm kê tồn kho đã xác nhận và ngày vận hành chính thức.
- Kết quả
- Nhà máy của bạn vận hành trên KeenERP.
Sau khi vận hành
- Chúng tôi làm
- Hỗ trợ liên tục bằng ngôn ngữ của bạn, trao đổi định kỳ, và cải tiến khi nhà máy thay đổi.
- Bạn cung cấp
- Phản hồi, và các yêu cầu khi có nhu cầu mới.
- Kết quả
- Một hệ thống luôn phù hợp với cách bạn làm việc.
Chứng từ và dữ liệu chúng tôi sẽ đề nghị
Bạn không cần có đủ mọi thứ ngay từ ngày đầu. Chúng tôi cùng bạn đi qua danh sách này trong giai đoạn thu thập dữ liệu, và công cụ nhập dữ liệu sẽ cho thấy phần còn thiếu.
Công ty
- Tên pháp lý của công ty, mã số thuế và địa chỉ
- Tài khoản ngân hàng in trên PI và invoice
- Con dấu công ty và chữ ký của người có thẩm quyền trên chứng từ
- Logo dùng cho chứng từ
Con người và phê duyệt
- Danh sách người dùng, phòng ban và vai trò
- Ai phê duyệt đề nghị mua hàng, báo giá và sản xuất
- Trưởng bộ phận và giám đốc
Khách hàng và nhà cung cấp
- Danh sách khách hàng kèm địa chỉ giao hàng
- Danh sách nhà cung cấp kèm thông tin liên hệ và điều khoản thanh toán
- Các đơn vị logistics bạn đang làm việc
Sản phẩm và kỹ thuật
- Danh sách sản phẩm và mã hiện dùng (SKU)
- File BOM Excel như bạn đang dùng hiện nay
- Nhóm sản phẩm, màu hoàn thiện và biến thể
- Công thức sơn và quy trình hoàn thiện
- Bản vẽ, nhãn và quy cách thùng carton
Vật tư và tồn kho
- Danh sách vật tư kèm nhóm và đơn vị
- Loại gỗ, cấp chất lượng và bảng giá gỗ
- Kho, khu và vị trí (bin)
- Tồn kho đầu kỳ tại thời điểm vận hành chính thức
Đơn hàng và chứng từ
- Báo giá, PI và đơn mua hàng đang mở
- Mẫu PI, packing list và commercial invoice bạn đang dùng
- Định dạng đánh số chứng từ bạn đang dùng
Sản xuất
- Trạm làm việc, chuyền và máy móc
- Các công đoạn chính và thời gian thông thường
Có câu hỏi về việc bắt đầu?
Ms Lan, đầu mối liên hệ chính của bạn về KeenERP, có thể hướng dẫn từng bước cho nhà máy của bạn.
Đặt lịch demo
Cho chúng tôi biết về nhà máy của bạn, chúng tôi sẽ chuẩn bị buổi trình diễn với một đơn hàng giống của bạn.
Sau khi bạn gửi
- Đội ngũ của chúng tôi liên hệ qua email hoặc Zalo để hẹn thời gian.
- Buổi demo là cuộc gọi trực tiếp bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, với một đơn hàng giống của bạn.
- Nếu phù hợp, chúng tôi hẹn buổi khảo sát để tìm hiểu BOM và chứng từ của bạn.